BAB IX PEMROSESAN FILE DAN KONSEP MANAJEMEN DATA

      A.    Istilah dalam Teknologi database

Konsep dasar penyimpanan data yaitu: Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohmya: karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan. Setiap entity memiliki atribut. Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain. Characters, adalah huruf atau angka. Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna. Contoh: kotak pos 2001 (data value), alamat (atribut), perusahaan ABC (entity).

Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik). Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity. File, adalah sekumpulan record yang sejenis. Contoh: seluruh record piutang pelanggan di kumpulkan dalam suatu tempat yang disebut file piutang dagang. Database, adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar. Dengan dikumpulkannya data perusahaan ke dalam database, maka koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembauran (updating) dan akses data menjadi lebih lancar.

Jenis-jenis File

       1.  File induk (master file): file yang berisi data relatif permanen.

       2.  File transaksi (transaction file): yaitu file yang berisi data transaksi yang bersifat sementara.

       3.  File tabel (table file): file yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi.

       4.  File sejarah (history file): file yang berisi transaksi yang telah diproses.

       5.  File cadangan (backup file): file yang berisi duplikat (copy) sebuah file.

     6.  Suspense file: file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan data reguler dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan.

      7.  Report file: file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.

Data yang disimpan dapat diakses, yaitu diperbarui, disimpan, dan dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi (identifier) berupa elemen data (field), yang disebut kunci (key). Ada dua jenis kunci, yaitu: Kunci utama (primary key): kunci yang bersifat unik. Kunci pendukung (secondary key): kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi record.

      B.     Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya

Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik.

Pada tingkat konseptual, database adalah kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan demi tujuan klasifikasi.

          Arsitektur Database Tingkat Konseptual

          Tidak ada satupun pendekatan standar untuk mengembangkan standar untuk mengembangkan sebuah model data konseptual untuk sebuah sistem tertentu.

Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang popiler. Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada. Dalam model ER istilah entitas lebih banyak digunakan daripada istilah segmen, dan istilah atribut digunakan untuk menjelaskan field individual atau item data tertentu. Bila ditinjau secara grafis model ER menggunakan kotak segi empat untuk entitas, elips untuk atribut, dan kotak belah ketupat untuk menggambarkan hubungan/relasi.

Model konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek (OMT), yang ada awalnya dikembangkan untuk pemograman berorientasi tujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Pekerjaan ini dilakukan dengan mengamati komponen-komponen dalam sistem yang sedang dibuat modelnya sebagai kelas-kelas objek. Dalam metode ini sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu. Seperti halnya dalam model ER, OMT merupakan hubungan antar segmen.

Hal paling mendasar dalam hubungan ini disebut pewarisan. Hubungan pewarisan (inheritance) diciptakan ketiaka sebuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas.

Arsitektur Database Tingkat Logika

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan olehstruktur data logika, yang biasa juga disebut skema atau model database. Tiga model utama dalam struktur data logika adalah:

       1.   Model Pohon atau Hierarkis

Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent). Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

      2.   Model Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua. Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.

       3.   Model Data Relasional

Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan. Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.

Arsitektur Database Tingkat Fisik

Pada sebuah file akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya. Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang bermanfaat jika record yang perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak record. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file.

Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file aslinya. Bentuk file seperti ini disebutfile berindeks atau file terinversi. Suatu file dimungkinkan untuk memiliki lebih dari satu indeks. Sebuah file dikatakan terinversi penuhbila terdapat indeks di setiap fieldnya. File sekuential berindeks adalah sebuah file sekuensial yang disimpan dalam sebuah direct access storage devices (DASD) dan diberi indeks serta disimpan secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut biasa disebut file indexed sequential access method(ISAM). ISAM merupakan kompromi antara organisasi file sekuential dan akses langsung yang menyediakan kedua kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai. Sebuah file ISAM secara structural terdiri atas tiga daerah yang berbeda: indeks, bidang utama, dan bidang overflow.

      C.  Sistem Manajemen Database

DBMS adalah program komputer yang memampukan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbarui file-file, menyeleksi dan memunculkan kembali data, dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan.

Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum, yaitu:

      1.   Data Description Language (DDL)

Memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal yang perlu ditentukan ketika menentukan skema yaitu: nama elemen data, jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik, dan posisi angka (misalnya sembilan untuk Nomor Jaminan Sosial).

      2.   Data Manipulation Language (DML)

Terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan, manipulasi, ekstraksi data. Dalam banyak kasus pengguna tidak perlu tahu atau menggunakan DML. Namun demikian program aplikasi (seperti program pembayaran gaji atau sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan laporan DML untuk memenuhi permintaan pengguna.

Structured Query Language (SQL) adalah bentuk DML yang umum dalam pengaturan relational. SQL adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan informasi dari database. SQL merupakan bahasa pemrograman nonprosedural. Bahasa ini memungkinkan penggunanya untuk fokus pada menentukan data apa yang dibutuhkan ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut. Empat bentuk DML yang merupakan komponen SQL adalah: SELCT, UPDATE, DELETE, INSERT.

      3.  Data Query Language (DQL)

Adalah bahasa atau antarmuka yang ramah pengguna (user friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah Query By Example (QBE), yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tampat yang kosong.

Keuntungan Sistem Manajemen Database

             1. Integrasi data: informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.

         2. Flexibilitas laporan: laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa teikat jadwal pembuatan laporan reguler.

       3. Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data: karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data di minimumkan.

           4. Independensi data: karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan data dan pemrograman.

           5. Manajemen data terpusat: manajemen data menjadi lebih efisien karena administratur database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan, dan mengelola database.

          6.  Keamanan: perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan melekat, seperti misalnya password, yang membantu menjamin integritas data.

          7. Analisis lintas fungsi: hubungan antar elemen data. Contoh: hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat diterapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.

LATIHAN

1.   Jelaskan apa yang dimaksud dengan entity, atributes, character, datavalue, field, record, file, primary key dan secondary key.

2.     Sebutkan dan jelaskan tingkatan dalam arsitektur sistem manajemendatabase.

3.     Sebutkan dan jelaskan beberapa model logika dalam sistem manajemendatabase.

4.     Sebutkan dan jelaskan tiga atribut dalam sistem manajemen database.

5.     Sebutkan dan jelaskan manfaat/keuntungan sistem manajemen database.

JAWABAN

1.      Konsep dasar penyimpanan data yaitu:

Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohmya: karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan. Setiap entity memiliki atribut.

Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain.

Characters, adalah huruf atau angka.

Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna. Contoh: kotak pos 2001 (data value), alamat (atribut), perusahaan ABC (entity).

Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang fisik).

Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.File, adalah sekumpulan record yang sejenis. Contoh: seluruh recordpiutang pelanggan di kumpulkan dalam suatu tempat yang disebut file piutang dagang.

Kunci utama (primary key): kunci yang bersifat unik.

Kunci pendukung (secondary key): kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi record.

2.      Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik.

1)      Arsitektur Database Tingkat Konseptual

Tidak ada satupun pendekatan standar untuk mengembangkan standar untuk mengembangkan sebuah model data konseptual untuk sebuah sistem tertentu.

Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang popiler. Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada. Dalam model ER istilah entitas lebih banyak digunakan daripada istilah segmen, dan istilah atribut digunakan untuk menjelaskan field individual atau item data tertentu. Bila ditinjau secara grafis model ER menggunakan kotak segi empat untuk entitas, elips untuk atribut, dan kotak belah ketupat untuk menggambarkan hubungan/relasi.

Model konseptual lainnya yang biasa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi objek (OMT), yang ada awalnya dikembangkan untuk pemograman berorientasi tujuan dan diadaptasi untuk pemodelan data oleh Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Pekerjaan ini dilakukan dengan mengamati komponen-komponen dalam sistem yang sedang dibuat modelnya sebagai kelas-kelas objek. Dalam metode ini sebuah kelas objek adalah sebuah segmen dan sebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu. Seperti halnya dalam model ER, OMT merupakan hubungan antar segmen.

Hal paling mendasar dalam hubungan ini disebut pewarisan. Hubungan pewarisan (inheritance) diciptakan ketiaka sebuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas.

2)      Arsitektur Database Tingkat Logika

Hubungan yang timbul antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang biasa juga disebut skema ataumodel database. Tiga model utama dalam struktur data logika adalah:

a)      Model Pohon atau Hierarkis

Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent). Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

b)     Model Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua. Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.

c)      Model Data Relasional

Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan. Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.

3)      Arsitektur Database Tingkat Fisik

Pada sebuah file akses sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya. Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang bermanfaat jika record yang perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak record. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file.

Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan untuk membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file aslinya. Bentuk file seperti ini disebut file berindeksatau file terinversi. Suatu file dimungkinkan untuk memiliki lebih dari satu indeks. Sebuah file dikatakan terinversi penuhbila terdapat indeks di setiap fieldnya. File sekuential berindeks adalah sebuah file sekuensial yang disimpan dalam sebuah direct access storage devices (DASD) dan diberi indeks serta disimpan secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut biasa disebut file indexed sequential access method (ISAM). ISAM merupakan kompromi antara organisasi file sekuential dan akses langsung yang menyediakan kedua kemampuan tersebut dengan biaya yang sesuai. Sebuah file ISAM secara structural terdiri atas tiga daerah yang berbeda: indeks, bidang utama, dan bidang overflow.

3.      Tiga model utama dalam struktur data logika adalah:

1)      Model Pohon atau Hierarkis

Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkatan berikutnya yang lebih tinggi dalam pohon tersebut. Tingkatan yang paling akhir disebut lingkaran orang tua (parent). Setiap parent memiliki satu atau lebih anak (children), dan hubungan antara children dan parent disebutbranch. Tampilan penting dalam model pohon ini adalah sebuah lingkaranchildren tidak dapat memiliki lebih dari satu parent.

2)      Model Jaringan

Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen anak memiliki lebih dari satu orang tua. Sebuah jaringan merupakan sebuah struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon.

3)      Model Data Relasional

Model relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan. Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi.Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan.

4.      Seluruh DBMS memiliki tiga atribut umum, yaitu:

1)      Data Description Language (DDL)

Memungkinkan administrator database (DBA) untuk menentukan struktur logika database yang disebut skema. Hal yang perlu ditentukan ketika menentukan skema yaitu: nama elemen data, jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal jika data tersebut bersifat numerik, dan posisi angka (misalnya sembilan untuk Nomor Jaminan Sosial).

2)      Data Manipulation Language (DML)

Terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan, manipulasi, ekstraksi data. Dalam banyak kasus pengguna tidak perlu tahu atau menggunakan DML. Namun demikian program aplikasi (seperti program pembayaran gaji atau sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan laporan DML untuk memenuhi permintaan pengguna.

Structured Query Language (SQL) adalah bentuk DML yang umum dalam pengaturan relational. SQL adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan informasi dari database. SQL merupakan bahasa pemrograman nonprosedural. Bahasa ini memungkinkan penggunanya untuk fokus pada menentukan data apa yang dibutuhkan ketimbang pada bagaimana mendapatkan data tersebut. Empat bentuk DML yang merupakan komponen SQL adalah: SELCT, UPDATE, DELETE, INSERT.

3)      Data Query Language (DQL)

Adalah bahasa atau antarmuka yang ramah pengguna (user friendly) yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu antarmuka yang friendly ini adalah Query By Example (QBE), yang memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tampat yang kosong.

5.      Keuntungan Sistem Manajemen Database

1.    Integrasi data: informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.

2.    Flexibilitas laporan: laporan dapat direvisi secara mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa teikat jadwal pembuatan laporan reguler.

3.    Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data: karena elemen  data biasanya disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data di minimumkan.

4.   Independensi data: karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan data dan pemrograman.

5.  Manajemen data terpusat: manajemen data menjadi lebih efisien karena administratur database bertanggung jawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan, dan mengelola database.

6.   Keamanan: perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan melekat, seperti misalnya password, yang membantu menjamin integritas data.

7.    Analisis lintas fungsi: hubungan antar elemen data. Contoh: hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat diterapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.